Sitzungsprotokolle
Sitzungen dokumentieren – ein Protokoll anlegen, gemeinsam in Echtzeit schreiben, als PDF lesen und an alle Funktionsträger versenden.
Mit Sitzungsprotokollen hältst du Vorstands- und Vereinssitzungen sauber fest – von der Tagesordnung bis zum Beschluss. Das Besondere: Mehrere Personen können gleichzeitig am selben Protokoll schreiben, und am Ende versendest du es mit einem Fingertipp an alle Funktionsträger.
Ein Protokoll anlegen
Protokolle öffnen
Öffne im Menü „Protokolle" und tippe auf „Neu".
Rahmendaten eintragen
Gib die Eckdaten der Sitzung ein:
- Titel – z. B. „Vorstandssitzung März".
- Datum, Zeit und Ort.
- Teilnehmer – wähle sie aus den aktiven Mitgliedern deines Vereins. Gäste, die kein Mitglied sind, trägst du als freien Text dazu.
- Tagesordnung – die einzelnen Punkte der Sitzung.
- Inhalt – der eigentliche Protokolltext.
Speichern
Das Protokoll wird gespeichert und steht zum Weiterschreiben bereit.
Gemeinsam in Echtzeit schreiben
Ein Protokoll muss nicht eine Person allein tippen. Mehrere Personen können gleichzeitig am selben Protokoll arbeiten:
- Änderungen erscheinen bei allen live – du siehst, was die anderen gerade schreiben.
- Jeder Mitschreiber hat eine eigene Farbe, damit klar ist, wer wo tippt.
- Alles wird automatisch gespeichert – du musst nicht an „Speichern" denken.
Ideal während der Sitzung
So könnt ihr direkt in der Sitzung gemeinsam mitschreiben: Einer führt die Tagesordnung, ein anderer ergänzt Beschlüsse – ganz ohne dass sich etwas gegenseitig überschreibt.
Lesen, drucken und versenden
Leseansicht öffnen
Neben dem Editor gibt es eine Leseansicht: Sie zeigt das Protokoll als formelles Dokument mit nummerierter Tagesordnung und Anwesenheitsliste – so, wie man es unterschreiben und ablegen würde.
Als PDF ausgeben
Aus der Leseansicht erzeugst du ein PDF – zum Archivieren, Ausdrucken oder Weitergeben außerhalb der App.
Versenden
Mit „Versenden" setzt du den Status auf „Versendet". SinfoniaOne schickt dabei eine Push-Benachrichtigung an alle Mitglieder mit einer aktuellen Vereinsfunktion (also an die Funktionsträger). Korrekturen kannst du auch danach noch vornehmen.
Löschen ist endgültig
Anders als Noten oder Termine landen gelöschte Sitzungsprotokolle nicht im Papierkorb. Löschst du ein Protokoll, ist es unwiderruflich weg und lässt sich nicht wiederherstellen. Lösche also nur, wenn du dir ganz sicher bist – im Zweifel behalte es lieber.