Instrumente
Das Instrumenten-Inventar deines Vereins – Eigen- und Vereinsinstrumente, Verleih mit Leihgebühr und Schadensmeldungen.
Im Instrumenten-Inventar hältst du fest, welche Instrumente es in deinem Verein gibt – die, die dem Verein gehören, ebenso wie die privaten Instrumente eurer Mitglieder. So weißt du jederzeit, was vorhanden ist, wer welches Vereinsinstrument geliehen hat und ob irgendwo ein Schaden gemeldet wurde.
Was zu einem Instrument gehört
Zu jedem Instrument kannst du diese Angaben erfassen:
- Marke und Modell – z. B. „Yamaha", „YCL-450".
- Baujahr – wann das Instrument gebaut wurde.
- Erwerbsjahr – wann es in den Verein gekommen ist.
- Zustand – sehr gut, gut, mittel oder schlecht.
- Versichert – ob für das Instrument eine Versicherung besteht.
- Notizen – Platz für alles Weitere.
- Anhänge – z. B. ein Foto oder die Kaufrechnung.
Am Handy noch eingeschränkt
Dateien wie Fotos oder Rechnungen kannst du am zuverlässigsten am Computer anhängen. In der Handy-App ist der Datei-Anhang bei Instrumenten je nach Gerät noch nicht überall verfügbar.
Ein Instrument anlegen
Neues Instrument anlegen
Tippe auf „Neu" und trage Marke, Modell, Bau- und Erwerbsjahr, Zustand und die weiteren Angaben ein.
Besitz festlegen und speichern
Lege fest, ob es sich um ein Eigeninstrument eines Mitglieds oder ein Vereinsinstrument handelt (siehe nächster Abschnitt). Danach Speichern.
Eigeninstrument oder Vereinsinstrument
Bei jedem Instrument gibst du an, wem es gehört:
Ein Eigeninstrument gehört einem Mitglied persönlich. Du erfasst es dem Verein zuliebe – etwa für die Versicherung oder den Überblick –, aber es bleibt Privatbesitz. Ordne es dazu einfach dem entsprechenden Mitglied zu.
Ein Vereinsinstrument gehört dem Verein. Es kann im Bestand liegen oder an ein Mitglied verliehen sein. Ist es verliehen, wählst du bei „verliehen an" die Person aus.
Für verliehene Vereinsinstrumente kannst du zusätzlich eine Leihgebühr pro Jahr in Euro festlegen. Diese Gebühr wird automatisch ins Kassabuch übernommen, wo du sie sammeln, in Rechnung stellen und kassieren kannst.
Leihgebühren landen im Kassabuch
Wie du aus den Leihgebühren eine Rechnung machst und sie als bezahlt verbuchst, liest du unter Leihgebühren & Rechnungen.
Einen Schaden melden
Ist an einem Instrument etwas kaputt, hältst du das als Schadensmeldung direkt beim Instrument fest. So bleibt die Geschichte des Instruments nachvollziehbar – gerade für die Versicherung.
Zu einer Schadensmeldung gehören:
- Datum des Schadens.
- Beschreibung, was passiert ist.
- Schadenshöhe in Euro.
- Versicherungsvergütung – was die Versicherung erstattet hat.
- Belege – z. B. Fotos oder die Reparaturrechnung.
Instrument öffnen
Öffne in der Instrumentenliste das betroffene Instrument.
Schaden erfassen
Wähle „Schaden melden", trage Datum, Beschreibung, Schadenshöhe und – falls schon bekannt – die Versicherungsvergütung ein und hänge die Belege an.
Speichern
Nach dem Speichern erscheint der Schaden in der Historie des Instruments.
Wer welche Instrumente sieht
Mitglieder sehen nur ihre eigenen
Ein normales Mitglied sieht in der Instrumentenliste nur die eigenen Instrumente und die an es verliehenen Vereinsinstrumente. Den kompletten Bestand des Vereins sieht nur, wer das Recht zur Instrumentenverwaltung hat – zum Beispiel Vorstand oder Administrator.
Beitrittsanfragen
Anfragen neuer Mitglieder ansehen und annehmen oder ablehnen – wahlweise mit neuem Karteieintrag, an einen bestehenden gekoppelt oder nur als Konto.
Tracht
Ein Meldesystem für Trachten – Mitglieder melden, wenn etwas nicht passt oder fehlt, der Trachtenwart sammelt und erledigt die Meldungen.