Instrumente
Das Instrumenten-Inventar deines Vereins – Eigen- und Vereinsinstrumente, Verleih mit Leihgebühr und Schadensmeldungen.
Im Instrumenten-Inventar hältst du fest, welche Instrumente es in deinem Verein gibt – die, die dem Verein gehören, ebenso wie die privaten Instrumente eurer Mitglieder. So weißt du jederzeit, was vorhanden ist, wer welches Vereinsinstrument geliehen hat und ob irgendwo ein Schaden gemeldet wurde.
Was zu einem Instrument gehört
Zu jedem Instrument kannst du diese Angaben erfassen:
- Typ – die Art des Instruments als Freitext, z. B. Trompete, Tenorhorn, Klarinette.
- Marke und Modell – z. B. „Yamaha", „YCL-450".
- Baujahr – wann das Instrument gebaut wurde.
- Erwerbsjahr – wann es in den Verein gekommen ist.
- Zustand – sehr gut, gut, mittel oder schlecht.
- Versichert – ob für das Instrument eine Versicherung besteht. Ist es versichert, kannst du zusätzlich die Polizzennummer hinterlegen.
- Notizen – Platz für alles Weitere.
- Anhänge – z. B. ein Foto oder die Kaufrechnung. Angehängte Fotos öffnest du mit einem Tippen direkt in der App; andere Dateien (z. B. PDFs) öffnen sich zum Ansehen.
Fotos vom Handy hinzufügen
In der App fügst du Fotos direkt aus der Galerie oder mit der Kamera hinzu; PDFs und andere Dokumente wählst du über „Datei auswählen“. Am Computer zieh sie einfach auf das gestrichelte Feld — auch mehrere auf einmal.
Ein Instrument anlegen
Neues Instrument anlegen
Tippe auf „Neu" und trage Typ, Marke, Modell, Bau- und Erwerbsjahr, Zustand und die weiteren Angaben ein.
Besitz festlegen und speichern
Lege fest, ob es sich um ein Eigeninstrument eines Mitglieds oder ein Vereinsinstrument handelt (siehe nächster Abschnitt). Danach Speichern.
Eigeninstrument oder Vereinsinstrument
Bei jedem Instrument gibst du an, wem es gehört:
Ein Eigeninstrument gehört einem Mitglied persönlich. Du erfasst es dem Verein zuliebe – etwa für die Versicherung oder den Überblick –, aber es bleibt Privatbesitz. Ordne es dazu einfach dem entsprechenden Mitglied zu.
Ein Vereinsinstrument gehört dem Verein. Es kann im Bestand liegen oder an ein Mitglied verliehen sein. Ist es verliehen, wählst du bei „verliehen an" die Person aus.
Für verliehene Vereinsinstrumente kannst du zusätzlich eine Leihgebühr pro Jahr in Euro festlegen. Diese Gebühr wird automatisch ins Kassabuch übernommen, wo du sie sammeln, in Rechnung stellen und kassieren kannst.
Leihgebühren landen im Kassabuch
Wie du aus den Leihgebühren eine Rechnung machst und sie als bezahlt verbuchst, liest du unter Leihgebühren & Rechnungen.
Einen Schaden melden
Ist an einem Instrument etwas kaputt, hältst du das als Schadensmeldung direkt beim Instrument fest. So bleibt die Geschichte des Instruments nachvollziehbar – gerade für die Versicherung.
Zu einer Schadensmeldung gehören:
- Datum des Schadens.
- Beschreibung, was passiert ist.
- Schadenshöhe in Euro.
- Versicherungsvergütung – was die Versicherung erstattet hat.
- Belege – z. B. Fotos oder die Reparaturrechnung.
Instrument öffnen
Öffne in der Instrumentenliste das betroffene Instrument.
Schaden erfassen
Wähle „Schaden melden", trage Datum, Beschreibung, Schadenshöhe und – falls schon bekannt – die Versicherungsvergütung ein und hänge die Belege an.
Speichern
Nach dem Speichern erscheint der Schaden in der Historie des Instruments.
Wartung und Kosten festhalten
Unter „Wartung & Kosten" beim Instrument hältst du fest, was mit ihm gemacht wurde und was es gekostet hat. Ganz oben steht die Summe „Bisher aufgewendet" – auf einen Blick, was in dieses Instrument über die Jahre geflossen ist.
Zu jedem Eintrag gehören:
- Datum, an dem der Service stattgefunden hat.
- Art: Wartung, Reparatur, Zubehör, Anschaffung oder Sonstiges.
- Bezeichnung – kurz, was gemacht wurde, z. B. „Jahreswartung".
- Beschreibung für Details.
- Werkstatt / Händler.
- Kosten in Euro.
Meldung und Durchführung sind zweierlei
Eine Schadensmeldung ist der Hinweis „da stimmt etwas nicht" – meist vom Musiker selbst. Ein Service-Eintrag hält fest, was daraufhin tatsächlich gemacht wurde und was es gekostet hat. Beides lässt sich verknüpfen: Beim Anlegen eines Service-Eintrags kannst du die passende Schadensmeldung auswählen. Eine Jahreswartung braucht dagegen gar keine Meldung.
Kosten leer lassen ist erlaubt
Wurde etwas auf Garantie repariert, lass das Kostenfeld einfach leer. In der Liste steht dann „—", und die Gesamtsumme bleibt unberührt. Eine eingetragene 0 € würde dagegen bedeuten: hat tatsächlich nichts gekostet.
Keine automatische Buchung im Kassabuch
Ein Service-Eintrag legt keine Buchung im Kassabuch an – die Kosten stehen nur in der Historie des Instruments. Wer beides führt, trägt die Ausgabe wie gewohnt im Kassabuch ein. So bleibt das Journal in deiner Hand, und es entsteht nichts doppelt.
Wer welche Instrumente sieht
Mitglieder sehen nur ihre eigenen
Ein normales Mitglied sieht in der Instrumentenliste nur die eigenen Instrumente und die an es verliehenen Vereinsinstrumente. Den kompletten Bestand des Vereins sieht nur, wer das Recht zur Instrumentenverwaltung hat – zum Beispiel Vorstand oder Administrator.