Aufgaben
To-dos anlegen, an Personen, Funktionen oder ganze Register zuweisen, erledigen und den Überblick behalten.
Im Bereich Aufgaben verteilt ihr die Arbeit im Verein – vom „Notenpult reparieren“ bis „Programmheft drucken“. Jedes Mitglied sieht die Aufgaben, die es selbst betreffen, und kann sie abhaken. Die ganze Aufgabenliste des Vereins sieht, wer Aufgaben verwalten darf (z. B. Kapellmeister, Vorstand oder Administrator) – dieselben Personen legen Aufgaben an und weisen sie zu.
Eine Aufgabe anlegen
Neue Aufgabe öffnen
Tippe in der Aufgabenliste auf „Neue Aufgabe" (am Handy als Plus-Knopf).
Titel, Beschreibung und Fälligkeit
Gib der Aufgabe einen Titel und – wenn nötig – eine Beschreibung mit Details. Setze eine Fälligkeit (bis wann sie erledigt sein soll), damit niemand sie aus den Augen verliert.
Status wählen
Jede Aufgabe hat einen Status:
- offen – noch nichts passiert.
- in Arbeit – wird gerade erledigt.
- erledigt – fertig.
- abgebrochen – wird nicht mehr gemacht.
Neue Aufgaben starten normalerweise als offen.
Wer soll die Aufgabe erledigen?
Du kannst eine Aufgabe einzelnen Personen zuweisen, Vereinsfunktionen, ganzen Registern – oder alles zusammen.
- Einzelne Personen – du wählst konkrete Mitglieder aus.
- Funktionen (Ämter im Verein, z. B. „Kassier" oder „Notenwart") – die Aufgabe geht dann automatisch an alle aktuellen Inhaber dieser Funktion. Wechselt das Amt später, bleibt die Zuständigkeit an der Funktion hängen.
- Register (z. B. „Klarinette" oder „Blech") – die Aufgabe geht an alle Mitglieder des Registers. Dazu zählt, wer ein Instrument des Registers aktuell spielt, und wer direkt dem Register zugeordnet ist (etwa Marketenderinnen ohne eigene Stimme). Wer sein Zweitinstrument gerade nicht spielt, bekommt die Aufgabe nicht.
Der ganze Vorstand auf einen Griff
Neben der Überschrift Funktionen steht „Alle Funktionen": Ein Tipp wählt jedes Amt des Vereins aus, ein zweiter nimmt sie wieder weg. Praktisch für alles, was den ganzen Vorstand betrifft – die Einladung zur Sitzung, die Abrechnung vor der Jahreshauptversammlung. Ausgewählt wird der heutige Stand deiner Funktionsliste: Legst du später eine neue Funktion an, gehört sie nicht automatisch zu den schon laufenden Aufgaben.
Unterfunktionen mitnehmen
Hat eine zugewiesene Funktion Unterfunktionen, entscheidet der Schalter „Inkl. Unterfunktionen“, ob auch deren Inhaber:innen gemeint sind. Er steht standardmäßig an – eine Aufgabe an „Archivar“ erreicht damit auch die Notenarchivarin. Schalte ihn aus, wenn wirklich nur das Hauptamt zuständig ist.
Umgekehrt gilt das nicht: Eine Aufgabe an eine Unterfunktion erreicht nie das Hauptamt.
Register wirken immer aktuell
Ein Register wird nicht in Namen aufgelöst und eingefroren: Wechselt jemand das Register oder kommt neu dazu, ist er ab sofort auch für die laufenden Aufgaben dieses Registers zuständig – ohne dass jemand die Zuweisung nachziehen muss.
Stimmen ohne Register erreicht keine Aufgabe
Wer nur Stimmen spielt, denen kein Register zugeordnet ist, gehört zu keinem Register – eine Aufgabe „an das Blech" erreicht ihn nicht. Die Stimmenliste warnt dich, sobald das vorkommt; mehr dazu unter Stimmen & Register.
Aufgaben bekommt nur die aktive Besetzung
Egal über welchen Weg zugewiesen wird – eine Aufgabe erreicht nur, wer in der Kartei als aktives Mitglied geführt wird. Schüler, Vertreter, Pausierende und Ehemalige bekommen keine Aufgaben, auch nicht über ein Amt, das sie gerade innehaben. In der Personen-Auswahl stehen sie deshalb gar nicht erst zur Wahl.
Erinnerungen nicht vergessen
Wie bei Terminen kannst du Erinnerungen einschalten. Die zugewiesenen Personen bekommen dann rechtzeitig vor der Fälligkeit eine Mitteilung aufs Handy.
Was länger als einen Tag überfällig ist, wird nicht mehr nachgeholt — die Aufgabe bleibt aber offen und in der Liste sichtbar.
Aufgaben erledigen
Abhaken darf jedes Mitglied – jede Aufgabe, die in seiner Liste steht. Ist etwas erledigt, setzt du das Häkchen. Am Handy geht das besonders schnell: wische die Aufgabe von rechts nach links – direkt in der Liste oder auf dem Dashboard bei deinen offenen Aufgaben. Ein grünes Häkchen bestätigt, dass die Aufgabe erledigt ist.
Wiedereröffnen nur für Verantwortliche
Eine bereits erledigte Aufgabe wieder auf „offen" zu setzen, dürfen nur die Verantwortlichen (wer Aufgaben verwalten darf). So bleibt eine versehentlich abgehakte Aufgabe nicht einfach unbemerkt liegen.
Den Überblick behalten
In deiner Liste steht genau das, was dich betrifft – direkt zugewiesen, über eine Funktion, die du innehast, oder über dein Register. Aufgaben, die andere betreffen, siehst du nicht.
Wer Aufgaben verwaltet, sieht den ganzen Verein und schaltet oben zwischen „Meine“ und „Alle“ um. So bleibt die eigene Liste kurz, ohne den Überblick über den Verein zu verlieren.
Aufgaben zu einem Fest
Eine Aufgabe kann zu einem Fest gehören – „Zelt bestellen“, „Genehmigung einholen“. Wähle dafür im Formular unter Veranstaltung das Fest (und bei Bedarf einen Bereich). Die Aufgabe erscheint dann zusätzlich beim Fest und kommt mit, wenn ihr das Fest im nächsten Jahr kopiert. Mehr dazu unter Aufgaben zum Fest.
Serien & Vorlagen für Aufgaben
Auch Aufgaben lassen sich automatisieren:
- Serien – für wiederkehrende Aufgaben in festem Rhythmus (z. B. „monatlich Kassa prüfen").
- Vorlagen – für gleichartige Aufgaben, die du immer wieder ähnlich anlegst.
Die Zuweisung – Personen, Funktionen und Register – legst du dort einmal fest; jede daraus erzeugte Aufgabe übernimmt sie. Das gilt auch für den Schalter „Inkl. Unterfunktionen“.
Serie gleich beim Anlegen
Du musst dafür nicht in den Serien-Bildschirm wechseln: Im Formular Neue Aufgabe steht der Abschnitt Wiederholung. Stellst du dort „Serie — wiederholt sich" ein, wird aus dem Datum der erste Termin, darunter wählst du Rhythmus, Intervall, Wochentage und ein Ende. Gespeichert wird dann eine Serie statt einer einzelnen Aufgabe – die einzelnen Aufgaben legt die App selbst an, sobald sie im Vorlauf liegen.
Was an einer einzelnen Aufgabe hängt, blendet sich dabei aus: Veranstaltung, Erinnerungen und Anhänge. Die gibt es erst an den Aufgaben, die aus der Serie entstehen. Eine bestehende Aufgabe lässt sich nicht nachträglich in eine Serie verwandeln.
Serien und Vorlagen richtet ein, wer Aufgaben verwalten darf (z. B. Kapellmeister, Schriftführer, Vorstand oder Administrator). Sie liegen im Menü unter Aufgaben (am Computer in der Seitenleiste, am Handy unter Mehr). Reine Mitglieder sehen diesen Menüpunkt nicht.
Das Prinzip ist dasselbe wie bei Serien & Vorlagen für Termine.
Mehrere Aufgaben auf einmal
Nach einem Fest sind oft zehn Aufgaben gleichzeitig erledigt. Über „Auswählen“ hakst du sie gemeinsam ab; die Vereinsverwaltung kann sie so auch wieder öffnen oder löschen. Siehe Mehrere auf einmal bearbeiten.