Aufgaben
To-dos anlegen, an Personen oder Funktionen zuweisen, erledigen und den Überblick behalten.
Im Bereich Aufgaben verteilt ihr die Arbeit im Verein – vom „Notenpult reparieren" bis „Programmheft drucken". Jedes Mitglied sieht die Aufgaben des Vereins und kann erledigte abhaken; anlegen und zuweisen darf, wer Aufgaben verwalten darf (z. B. Kapellmeister, Vorstand oder Administrator).
Eine Aufgabe anlegen
Neue Aufgabe öffnen
Tippe in der Aufgabenliste auf „Neue Aufgabe" (am Handy als Plus-Knopf).
Titel, Beschreibung und Fälligkeit
Gib der Aufgabe einen Titel und – wenn nötig – eine Beschreibung mit Details. Setze eine Fälligkeit (bis wann sie erledigt sein soll), damit niemand sie aus den Augen verliert.
Status wählen
Jede Aufgabe hat einen Status:
- offen – noch nichts passiert.
- in Arbeit – wird gerade erledigt.
- erledigt – fertig.
- abgebrochen – wird nicht mehr gemacht.
Neue Aufgaben starten normalerweise als offen.
Wer soll die Aufgabe erledigen?
Du kannst eine Aufgabe einzelnen Personen zuweisen, Vereinsfunktionen – oder beides zusammen.
- Einzelne Personen – du wählst konkrete Mitglieder aus.
- Funktionen (Ämter im Verein, z. B. „Kassier" oder „Notenwart") – die Aufgabe geht dann automatisch an alle aktuellen Inhaber dieser Funktion. Wechselt das Amt später, bleibt die Zuständigkeit an der Funktion hängen.
Erinnerungen nicht vergessen
Wie bei Terminen kannst du Erinnerungen einschalten. Die zugewiesenen Personen bekommen dann rechtzeitig vor der Fälligkeit eine Mitteilung aufs Handy.
Aufgaben erledigen
Abhaken darf jedes Mitglied. Ist etwas erledigt, setzt du das Häkchen – am Handy geht das auch schnell per Wischen direkt in der Liste oder auf dem Dashboard bei deinen offenen Aufgaben.
Wiedereröffnen nur für Verantwortliche
Eine bereits erledigte Aufgabe wieder auf „offen" zu setzen, dürfen nur die Verantwortlichen (wer Aufgaben verwalten darf). So bleibt eine versehentlich abgehakte Aufgabe nicht einfach unbemerkt liegen.
Den Überblick behalten
Nutze den Filter „Mir zugewiesen", um nur die Aufgaben zu sehen, für die du zuständig bist. So verlierst du in einer langen Liste nicht den Faden.
Serien & Vorlagen für Aufgaben
Auch Aufgaben lassen sich automatisieren:
- Serien – für wiederkehrende Aufgaben in festem Rhythmus (z. B. „monatlich Kassa prüfen").
- Vorlagen – für gleichartige Aufgaben, die du immer wieder ähnlich anlegst.
Das Prinzip ist dasselbe wie bei Serien & Vorlagen für Termine.