Aufgaben
To-dos anlegen, an Personen, Funktionen oder ganze Register zuweisen, erledigen und den Überblick behalten.
Im Bereich Aufgaben verteilt ihr die Arbeit im Verein – vom „Notenpult reparieren" bis „Programmheft drucken". Jedes Mitglied sieht die Aufgaben des Vereins und kann erledigte abhaken; anlegen und zuweisen darf, wer Aufgaben verwalten darf (z. B. Kapellmeister, Vorstand oder Administrator).
Eine Aufgabe anlegen
Neue Aufgabe öffnen
Tippe in der Aufgabenliste auf „Neue Aufgabe" (am Handy als Plus-Knopf).
Titel, Beschreibung und Fälligkeit
Gib der Aufgabe einen Titel und – wenn nötig – eine Beschreibung mit Details. Setze eine Fälligkeit (bis wann sie erledigt sein soll), damit niemand sie aus den Augen verliert.
Status wählen
Jede Aufgabe hat einen Status:
- offen – noch nichts passiert.
- in Arbeit – wird gerade erledigt.
- erledigt – fertig.
- abgebrochen – wird nicht mehr gemacht.
Neue Aufgaben starten normalerweise als offen.
Wer soll die Aufgabe erledigen?
Du kannst eine Aufgabe einzelnen Personen zuweisen, Vereinsfunktionen, ganzen Registern – oder alles zusammen.
- Einzelne Personen – du wählst konkrete Mitglieder aus.
- Funktionen (Ämter im Verein, z. B. „Kassier" oder „Notenwart") – die Aufgabe geht dann automatisch an alle aktuellen Inhaber dieser Funktion. Wechselt das Amt später, bleibt die Zuständigkeit an der Funktion hängen.
- Register (z. B. „Klarinette" oder „Blech") – die Aufgabe geht an alle Mitglieder des Registers. Dazu zählt, wer ein Instrument des Registers aktuell spielt, und wer direkt dem Register zugeordnet ist (etwa Marketenderinnen ohne eigene Stimme). Wer sein Zweitinstrument gerade nicht spielt, bekommt die Aufgabe nicht.
Unterfunktionen mitnehmen
Hat eine zugewiesene Funktion Unterfunktionen, entscheidet der Schalter „Inkl. Unterfunktionen“, ob auch deren Inhaber:innen gemeint sind. Er steht standardmäßig an – eine Aufgabe an „Archivar“ erreicht damit auch die Notenarchivarin. Schalte ihn aus, wenn wirklich nur das Hauptamt zuständig ist.
Umgekehrt gilt das nicht: Eine Aufgabe an eine Unterfunktion erreicht nie das Hauptamt.
Register wirken immer aktuell
Ein Register wird nicht in Namen aufgelöst und eingefroren: Wechselt jemand das Register oder kommt neu dazu, ist er ab sofort auch für die laufenden Aufgaben dieses Registers zuständig – ohne dass jemand die Zuweisung nachziehen muss.
Erinnerungen nicht vergessen
Wie bei Terminen kannst du Erinnerungen einschalten. Die zugewiesenen Personen bekommen dann rechtzeitig vor der Fälligkeit eine Mitteilung aufs Handy.
Was länger als einen Tag überfällig ist, wird nicht mehr nachgeholt — die Aufgabe bleibt aber offen und in der Liste sichtbar.
Aufgaben erledigen
Abhaken darf jedes Mitglied. Ist etwas erledigt, setzt du das Häkchen. Am Handy geht das besonders schnell: wische die Aufgabe von rechts nach links – direkt in der Liste oder auf dem Dashboard bei deinen offenen Aufgaben. Ein grünes Häkchen bestätigt, dass die Aufgabe erledigt ist.
Wiedereröffnen nur für Verantwortliche
Eine bereits erledigte Aufgabe wieder auf „offen" zu setzen, dürfen nur die Verantwortlichen (wer Aufgaben verwalten darf). So bleibt eine versehentlich abgehakte Aufgabe nicht einfach unbemerkt liegen.
Den Überblick behalten
Nutze den Filter „Meine", um nur die Aufgaben zu sehen, für die du zuständig bist – direkt zugewiesen, über eine Funktion, die du innehast, oder über dein Register. So verlierst du in einer langen Liste nicht den Faden.
Serien & Vorlagen für Aufgaben
Auch Aufgaben lassen sich automatisieren:
- Serien – für wiederkehrende Aufgaben in festem Rhythmus (z. B. „monatlich Kassa prüfen").
- Vorlagen – für gleichartige Aufgaben, die du immer wieder ähnlich anlegst.
Die Zuweisung – Personen, Funktionen und Register – legst du dort einmal fest; jede daraus erzeugte Aufgabe übernimmt sie. Das gilt auch für den Schalter „Inkl. Unterfunktionen“.
Serien und Vorlagen richtet ein, wer Aufgaben verwalten darf (z. B. Kapellmeister, Schriftführer, Vorstand oder Administrator). Sie liegen im Menü unter Aufgaben (am Computer in der Seitenleiste, am Handy unter Mehr). Reine Mitglieder sehen diesen Menüpunkt nicht.
Das Prinzip ist dasselbe wie bei Serien & Vorlagen für Termine.
Mehrere Aufgaben auf einmal
Nach einem Fest sind oft zehn Aufgaben gleichzeitig erledigt. Über „Auswählen“ hakst du sie gemeinsam ab; die Vereinsverwaltung kann sie so auch wieder öffnen oder löschen. Siehe Mehrere auf einmal bearbeiten.