Mitglieder importieren
Eine bestehende Mitgliederliste per CSV-Datei auf einmal einlesen.
Wenn du deine Mitglieder bisher in einer Tabelle (Excel, LibreOffice, Google Tabellen) pflegst, musst du sie nicht einzeln abtippen. Mit dem Import liest SinfoniaOne die ganze Liste auf einmal ein.
Datei bitte als CSV speichern
SinfoniaOne verarbeitet ausschließlich CSV-Dateien – keine Excel-Dateien (.xlsx). Öffne deine Tabelle in deinem Tabellenprogramm und wähle „Speichern unter" → Dateityp „CSV". Erst diese CSV-Datei lädst du hier hoch.
Welche Spalten die Datei haben darf
Jede Zeile deiner CSV-Datei ist ein Mitglied. Folgende Angaben kannst du je Spalte mitgeben:
- Vorname und Nachname
- Geburtsdatum
- Eintrittsjahr
- Status (aktiv, Schüler, Vertreter, pausierend, ehemalig)
- Adresse
- Telefon
- Notizen
Erst Tabelle, dann als CSV
Erstelle die Liste bequem in deinem Tabellenprogramm mit einer Kopfzeile je Spalte – und speichere sie am Ende als CSV. Als Trennzeichen versteht der Import Semikolon, Komma oder Tabulator.
So läuft der Import
CSV-Datei auswählen
Wähle deine vorbereitete CSV-Datei aus.
Umgang mit bestehenden Mitgliedern wählen
Entscheide, ob bestehende Mitglieder aktualisiert werden sollen (Option „Bestehende aktualisieren"). Ist sie aus, bleiben bereits vorhandene Personen unangetastet und es werden nur neue angelegt.
Importieren
Starte den Import. SinfoniaOne liest die Datei ein und zeigt dir danach eine Zusammenfassung.
Wie bestehende Mitglieder erkannt werden
Damit niemand doppelt in der Kartei landet, gleicht der Import jede Zeile mit deinen vorhandenen Mitgliedern ab:
- zuerst über die E-Mail-Adresse,
- sonst über die Kombination aus Name und Geburtsdatum.
Wird eine Person so wiedererkannt, hängt es von der Option „Bestehende aktualisieren" ab, ob ihre Daten überschrieben oder unverändert gelassen werden.
Das Ergebnis
Nach dem Import siehst du auf einen Blick, was passiert ist – je Zeile eines von vier Ergebnissen:
- Angelegt – eine neue Person wurde in die Kartei aufgenommen.
- Aktualisiert – eine bestehende Person wurde mit den neuen Daten überschrieben.
- Übersprungen – die Person war schon vorhanden und wurde (ohne Update-Option) nicht verändert.
- Fehler – die Zeile konnte nicht verarbeitet werden, z. B. wegen fehlender Pflichtangaben.
So kannst du gezielt die Fehlerzeilen in deiner CSV-Datei korrigieren und den Import bei Bedarf wiederholen.
Wer darf importieren?
Den Import dürfen nur Personen durchführen, die auch Mitglieder anlegen dürfen – in der Regel Vorstand, Schriftführer oder Administrator.