Funktionen (Vereinsämter)
Ämter wie Obmann, Kassier oder Kapellmeister mit Amtszeit zuweisen, führen und beenden – samt Unterfunktionen.
Funktionen sind die Ämter in deinem Verein: Obmann, Kassier, Kapellmeister, Schriftführer, Stabführer, Beirat und weitere. Sie halten fest, wer welche Aufgabe im Vereinsleben übernimmt – mit Amtszeit und Verlauf, sauber für die Vereinschronik.
Eine Funktion vergibt keine App-Rechte
Das ist der wichtigste Punkt auf dieser Seite: Wer eine Funktion trägt, darf deshalb nicht automatisch mehr in der App. Ob jemand z. B. das Kassabuch führen oder Mitglieder anlegen darf, steuern die Rollen – siehe Rollen & Berechtigungen. Funktion = Amt, Rolle = Rechte.
Welche Funktionen es gibt
Die Liste der Funktionen findest du im Menü unter „Funktionen“. Einige System-Funktionen sind bereits vorgegeben und lassen sich nicht löschen, weil sie an anderer Stelle gebraucht werden (etwa beim Versand von Protokollen). Du kannst die Liste aber jederzeit um eigene Ämter ergänzen.
Unterfunktionen: ein Amt aufteilen
Manche Ämter sind in Wahrheit mehrere. Der Klassiker ist der Archivar: In vielen Vereinen kümmert sich eine Person um die Noten, eine zweite um die Tracht und eine dritte um die Instrumente. Dafür legst du Unterfunktionen an – eigene Ämter, die unter einem Hauptamt hängen.
Neue Funktion anlegen
Tippe unter „Funktionen“ auf „Neue Funktion“ und gib ihr einen Namen, z. B. „Notenarchivar“.
Übergeordnete Funktion wählen
Wähle im Feld „Übergeordnete Funktion“ das Hauptamt aus – im Beispiel „Archivar“. Lässt du das Feld leer, bleibt die Funktion eigenständig.
Speichern
Die Unterfunktion erscheint in der Liste eingerückt unter ihrem Hauptamt. Beim Zuweisen steht sie als „Archivar › Notenarchivar“ da, damit klar ist, wozu sie gehört.
Genau eine Ebene
Eine Unterfunktion kann keine eigenen Unterfunktionen haben. Zwei Ebenen reichen für den Vereinsalltag und halten die Listen lesbar – tiefer verschachtelt findet niemand mehr, wer wofür zuständig ist.
Stellvertretung ist keine Unterfunktion
Die vorgegebenen „…-Stellvertretung“-Ämter bleiben bewusst eigenständig. Eine Stellvertretung macht dieselbe Arbeit in Abwesenheit; eine Unterfunktion macht einen abgegrenzten Teil davon. Deshalb hängen sie nicht unter ihrem Hauptamt.
Auch Unterfunktionen vergeben keine App-Rechte
Wer „Notenarchivar“ als Funktion trägt, darf deshalb noch nichts im Notenarchiv. Die passende Rolle heißt ebenfalls „Notenarchivar“ und wird getrennt zugewiesen – siehe Rollen & Berechtigungen.
Ein Amt einem Mitglied zuweisen
Mitglied öffnen
Öffne in der Mitgliederkartei die Person und gehe zum Abschnitt „Funktionen".
Amtszeit eintragen
Trage das Von-Jahr ein (ab wann die Person das Amt innehat). Das Bis-Jahr lässt du leer, solange das Amt aktuell besetzt ist.
Speichern
Nach dem Speichern erscheint das Amt in der Detailansicht der Person – und die Person taucht in der Kartei beim Filter nach dieser Funktion auf.
Historie und Amt beenden
Funktionen werden historisiert: Ein Amt verschwindet nicht, wenn es endet – es bleibt mit seinen Jahren erhalten. So siehst du auch später, wer wann welches Amt hatte.
- Amt beenden: Trage beim Eintrag das Bis-Jahr ein. Das Amt gilt damit als abgelaufen, bleibt aber in der Historie sichtbar.
- Neu besetzen: Weise dieselbe Funktion einfach einer anderen Person mit einem neuen Von-Jahr zu. Manche Ämter dürfen auch mehrfach besetzt sein (z. B. mehrere Beiräte).
Ämter für die Chronik
Weil Funktionen den Verlauf festhalten, lohnt es sich, sie sauber zu pflegen. Aus ihnen speist sich die Funktionärs-Historie deines Vereins.
Aufgaben an eine Funktion
Eine Aufgabe lässt sich an eine Funktion statt an eine Person hängen – betroffen ist dann, wer das Amt gerade innehat. Hat die Funktion Unterfunktionen, entscheidest du im Aufgaben-Formular mit dem Schalter „Inkl. Unterfunktionen“, ob deren Inhaber:innen ebenfalls gemeint sind. Der Schalter steht standardmäßig an: Eine Aufgabe an „Archivar“ erreicht damit auch die Notenarchivarin.
Die Vererbung läuft nur nach unten
Eine Aufgabe an die Unterfunktion „Notenarchivar“ erreicht nicht den ganzen Archivar-Kreis. Sonst wäre die Aufteilung sinnlos.