Termine anlegen
Eine Probe oder einen Auftritt planen, dazu einladen, Erinnerungen setzen und Termine absagen.
Im Bereich Termine siehst du alle Proben, Auftritte und Infos deines Vereins. Neue Termine anlegen darf nur, wer Termine verwalten darf – zum Beispiel Kapellmeister, Vorstand oder Administrator.
Einen Termin anlegen
Neuen Termin öffnen
Tippe in der Terminliste auf „Neuer Termin" (am Handy meist als Plus-Knopf unten rechts).
Titel, Beschreibung und Typ festlegen
Gib dem Termin einen Titel (z. B. „Gesamtprobe") und – wenn du magst – eine Beschreibung mit weiteren Infos.
Wähle den Typ, damit alle sofort wissen, worum es geht:
- Probe – die normale Übungseinheit.
- Auftritt – Konzert, Frühschoppen, Marsch usw.
- Information – ein reiner Info-Termin ohne Spielen.
- Sonstiges – alles andere.
Beginn und Ende eintragen
Lege Beginn und Ende fest – Datum und Uhrzeit. So sehen alle, wie lange sie einplanen müssen.
Ort oder Raum angeben
Du hast zwei Möglichkeiten, die du auch kombinieren kannst:
- Ort als freier Text (z. B. „Musikheim, großer Saal" oder eine Adresse).
- Raum aus deinen angelegten Räumen auswählen – praktisch, wenn ihr feste Proberäume habt.
„Vielleicht" zulassen
Entscheide, ob die Mitglieder auch mit „Vielleicht" antworten dürfen. Schaltest du das aus, gibt es nur Zusage oder Absage – gut, wenn du eine verbindliche Rückmeldung brauchst.
Wen lädst du ein?
Ein Termin ist erst dann für jemanden sichtbar zum Antworten, wenn die Person eingeladen ist.
Standardmäßig ist niemand eingeladen
Ein neuer Termin lädt zunächst niemanden ein. Denk also daran, die Einladung zu setzen – sonst bekommt keiner eine Rückfrage, ob er kommt.
Du kannst einladen:
- den ganzen Verein auf einmal, oder
- einzelne Register (z. B. nur die Klarinetten) oder einzelne Personen.
Zusätzlich kannst du gezielt einzelne Personen ausschließen – etwa wenn das ganze Register eingeladen ist, aber eine Person an dem Tag nicht gebraucht wird.
Erinnerungen setzen
Damit niemand den Termin vergisst, kannst du automatische Erinnerungen einschalten. Die App schickt sie als Mitteilung aufs Handy:
- 1 Stunde vorher
- 1 Tag vorher
- 1 Woche vorher
Du kannst mehrere gleichzeitig aktivieren. Zum Schluss tippst du auf „Speichern".
Einen Termin absagen
Wenn eine Probe oder ein Auftritt ausfällt, löschst du den Termin nicht sofort – du sagst ihn zuerst ab. So bleibt er für alle sichtbar und niemand wundert sich, wohin er verschwunden ist.
Alle werden benachrichtigt
Der Termin bleibt in der Liste stehen, ist aber deutlich als abgesagt gekennzeichnet. Alle eingeladenen Mitglieder bekommen automatisch eine Mitteilung aufs Handy.
Doch nicht abgesagt?
Findet der Termin wieder statt, tippst du auf „Wieder öffnen". Der Termin ist dann wieder ganz normal aktiv.
Einen Termin löschen
Erst wenn ein Termin endgültig weg soll, kannst du ihn löschen. Gelöschte Termine landen im Papierkorb und lassen sich dort 30 Tage lang wiederherstellen.