Mitgliedsbeiträge
Beitragssätze festlegen, Beiträge vorschreiben, Rechnungen stellen und als bezahlt markieren.
Viele Vereine heben von ihren Mitgliedern und Förderern einen jährlichen Beitrag ein. Im Kassabuch schreibst du diese Beiträge vor, behältst den Überblick, wer schon bezahlt hat, und verbuchst die Zahlungen mit einem Tipp.
So läuft es ab
Der Ablauf hat drei Stationen: Du legst einmal die Beitragssätze fest, schreibst die Beiträge für ein Jahr vor und markierst später jeden Eingang als bezahlt.
Beitragssätze festlegen
Zuerst definierst du die Beitragssätze – also welcher Betrag für welche Gruppe gilt. Viele Vereine haben mehrere Sätze, zum Beispiel einen ermäßigten Beitrag für Jungmusiker und einen vollen für Aktive oder Förderer. Diese Sätze legst du einmal an und verwendest sie dann Jahr für Jahr wieder.
Beiträge vorschreiben
Vorschreibung starten
Tippe im Bereich Mitgliedsbeiträge auf „Beiträge vorschreiben" und wähle das Geschäftsjahr.
Empfängerkreis wählen
Lege fest, für wen die Beiträge gelten sollen – für Mitglieder oder für Förderer. Über den Statusfilter kannst du die Liste eingrenzen (zum Beispiel nur aktive Mitglieder), damit niemand Falsches eine Vorschreibung bekommt.
Beträge zuordnen und vorschreiben
Ordne jeder Person ihren Beitragssatz zu und lege die Vorschreibungen an. Jede Person hat danach einen offenen Beitrag in der Liste.
Eine Rechnung zum Beitrag stellen
Manche Förderer – vor allem Betriebe – brauchen für ihre Buchhaltung eine richtige Rechnung. Tippe dafür bei einem offenen Beitrag auf „Rechnung stellen“.
Rechnung erzeugen
SinfoniaOne legt eine Rechnung mit fortlaufender Nummer an – eine Position, der Beitrag. Empfängername, Anschrift und UID kommen aus den Rechnungsdaten des Förderers; sind dort keine hinterlegt, aus Name und Wohnadresse.
PDF ausgeben
Am Beitrag steht danach die Rechnungsnummer, und die Aktion heißt „Rechnung (PDF)“. Damit bekommst du das fertige Dokument zum Ausdrucken oder Versenden. Alle Rechnungen findest du außerdem gesammelt unter Rechnungen.
Bezahlung verbuchen
Zahlt der Förderer, kannst du entweder den Beitrag oder die Rechnung als bezahlt markieren – beides hakt auch das jeweils andere ab und erzeugt genau eine Einnahme-Buchung.
Eine Rechnung je Beitrag
Ein Beitrag bekommt höchstens eine Rechnung; ein zweiter Tipp erzeugt keine Dublette. Musst du korrigieren, stornierst du die Rechnung – der Beitrag ist danach wieder frei und lässt sich neu verrechnen.
Beitrag als bezahlt markieren
Sobald jemand seinen Beitrag zahlt, öffnest du die entsprechende Vorschreibung und tippst auf „Als bezahlt markieren".
Die Einnahme-Buchung entsteht automatisch
Wenn du einen Beitrag als bezahlt markierst, legt SinfoniaOne dafür automatisch eine Einnahme-Buchung im Journal an. Du musst die Zahlung also nicht zusätzlich von Hand erfassen – wähle nur das Konto, auf dem das Geld eingegangen ist.
Offene Beiträge verwerfen
Ist eine Vorschreibung hinfällig – etwa weil jemand ausgetreten ist oder von der Zahlung befreit wird – kannst du den offenen Beitrag verwerfen. Er verschwindet dann aus der Liste der offenen Posten, ohne dass eine Buchung entsteht.
Gestellte Rechnungen zuerst stornieren
Hast du zu einem Beitrag schon eine Rechnung gestellt, storniere sie, bevor du den Beitrag verwirfst – sonst bleibt ein Dokument im Umlauf, zu dem es keine Vorschreibung mehr gibt.
Mehrere Beiträge auf einmal
Am Abend nach der Jahreshauptversammlung sind dreißig Beiträge bar kassiert. Über „Auswählen“ markierst du sie und buchst sie mit einem Konto und einem Datum als bezahlt, stellst für alle eine Rechnung oder verwirfst sie. Gebucht wird trotzdem je Beitrag. Siehe Mehrere auf einmal bearbeiten.