Bereiche, Einkauf & Verkauf

Bei einem größeren Fest hilft es, die Arbeit in Bereiche zu gliedern. Einkauf und Verkauf sind dabei getrennt: Bestellt wird je Lieferant, verkauft wird je Bereich. Vorab pflegen musst du nichts – die Artikel entstehen beim Bestellen. So siehst du am Ende genau, wo wie viel verdient wurde – und weißt fürs nächste Jahr, wie viel du bestellen musst.

Bereiche anlegen

Ein Bereich ist ein Teil deines Fests – zum Beispiel:

• Schank und Bar – der Getränkeausschank.
• Grill / Küche – die Speisen.
• Kassa und Einlass – Kassa und Eintritt.
• Tombola – das Glücksrad oder die Verlosung.
• Auf-/Abbau – der Auf- und Abbau rund ums Fest.

Tippe im Fest bei Bereiche auf „+ Bereich“. Für jeden Bereich legst du fest:

• Verantwortlich – die Bereichsleitung, also die Person, die diesen Bereich verantwortet,
• Budget – wie viel dieser Bereich ausgeben darf.

Öffnest du einen Bereich, steht dort alles, was zu ihm gehört:

• Verkauf – was der Bereich verkauft hat, siehe unten.
• Einkauf für diesen Bereich – was dafür bestellt wurde, je Lieferant eine Zeile.
• Weitere Posten – Einnahmen und Ausgaben, die weder Verkauf noch Einkauf sind, siehe Kassa & Finanzen.
• Ergebnis – Verkauf, Einkauf, weitere Einnahmen und Ausgaben und darunter, was bleibt, etwa „Ergebnis Schank“.
• Helfer, Aufgaben und Unterlagen des Bereichs.

Einkauf

Im Fest steht der Abschnitt Einkauf – sichtbar nur mit Finanz-Berechtigung. Je Lieferant gibt es eine Bestellung. Jede Zeile zeigt den Stand, den Betrag und den nächsten Schritt als Knopf: „Bestellt“, „Geliefert“, dann „Bezahlt“. Eine neue Bestellung ist erst einmal geplant – so siehst du, was du dem Lieferanten noch sagen musst. Darunter steht „Einkauf gesamt“.

Was in der Bestellung steht

Jede Bestellung hat ihre eigene Seite. Oben stehen der Stand, die Daten (bestellt, geliefert, bezahlt) und der Kontakt des Lieferanten, darunter die Artikel.

Unter den Artikeln stehen die Summen:

• Bestellt – Menge mal Preis aller Artikel.
• Zurück – was davon wieder abgeht.
• Pfand bezahlt und Pfand erstattet.
• Kosten fürs Fest – was am Ende bleibt.

Mit Finanz-Berechtigung steht bei Artikeln, die es früher schon gab, etwa „Bisher im Schnitt 5 Fass 50 l verbraucht“ – die Zahl kommt aus dem Rückblick.

Oben unter Aktionen (am Handy Mehr) findest du den „Bestellzettel (PDF)“ für den Lieferanten und „Bestellung löschen“. Eine gelöschte Bestellung liegt 30 Tage im Papierkorb. Wurde ein Stand versehentlich gesetzt, nimmt „Zurück auf …“ an derselben Stelle den Schritt samt Datum zurück.

Bestellungen vorschlagen lassen

Hat das Fest noch keine Bestellung und gibt es ein früheres Fest mit Bestellungen, erscheint für alle, die Feste verwalten, unter Einkauf der Vorschlag „Wie „Marktfest“ bestellen?“. Vorlage ist das Fest, von dem du kopiert hast, sonst das letzte gleichen Namens.

„Bestellungen vorschlagen“ legt je Lieferant eine Bestellung an:

• Menge – was damals tatsächlich verbraucht wurde, also bestellt minus zurück. Was ganz zurückging, kommt nicht mit.
• Preise und Pfand – die letzten bekannten.
• Bereich – wird über seinen Namen gefunden. Gibt es ihn nicht, gilt die Zeile fürs ganze Fest.

Berücksichtigt werden nur Lieferanten, die es noch gibt und die aktiv sind. Danach lässt sich alles ändern wie in jeder anderen Bestellung.

Lieferanten

Wer Feste verwaltet, erreicht die Lieferanten über die Fest-Liste (Aktion „Lieferanten“) und im Menü unter Konfiguration › Veranstaltungen › Lieferanten. Ein Lieferant zeigt:

• den Kontakt – Ansprechpartner, Telefon, E-Mail und Notizen,
• „Artikel und letzte Preise“ – das entsteht aus den Bestellungen. Einen Preis kannst du antippen und ändern, wenn sich die Preisliste des Lieferanten ändert; er gilt für die nächste Bestellung,
• „Bestellungen“ – was bei ihm bestellt wurde, je Fest eine Zeile.

Verkauf

Je Bereich wählst du, wie der Verkauf erfasst wird: „Nur Losung“ oder „Mit Preisliste“. Es zählt nur die gewählte Art, sonst zählte derselbe Verkauf doppelt. Die andere bleibt gespeichert.

Nur Losung

Hier zählt, was in den Kassen liegt. Ein Bereich kann mehrere Kassen haben. Tippe auf „+ Kassa“ und trag ein:

• Name – zum Beispiel „Kassa vorne“,
• Wechselgeld – was zu Beginn in der Kassa lag,
• Kassasturz – was am Ende gezählt wurde.

Losung = Kassasturz minus Wechselgeld. Ohne Kassasturz zählt die Kassa noch nicht.

Mit Preisliste

Hier zählt, was über die Theke ging. Tippe auf „+ Artikel“ und trag Artikel, Verkaufspreis und nach dem Fest Verkauft (Stück) ein. Der Verkauf ist die Summe aus Stück mal Preis.

Wer darf was?

Wie geht es weiter?

Wenn Bereiche und Bestellungen stehen, teilst du als Nächstes die Helfer ein:

• Schichten planen
• Kassa & Finanzen