Kassa & Finanzen
Einnahmen und Ausgaben eines Fests als Finanzposten erfassen und die Abrechnungen als PDF ausgeben.
Am Ende zählt, was übrig bleibt. In der Kassa eines Fests erfasst du alle Einnahmen und Ausgaben als einzelne Posten – von der Eintrittskasse bis zur AKM-Gebühr. Danach gibst du die fertigen Abrechnungen als PDF aus.
Nur mit Finanz-Berechtigung sichtbar
Die Kassa und alle Geldbeträge sind nur für Personen mit Finanz-Berechtigung sichtbar – also Veranstaltungsleitung und Vorstand. Normale Mitglieder, die beim Fest mitwirken, sehen die Kassa nicht.
Einen Finanzposten erfassen
Ein Finanzposten ist eine einzelne Einnahme oder Ausgabe rund ums Fest.
Einnahme oder Ausgabe wählen
Leg fest, ob es sich um eine Einnahme (Geld kommt herein) oder eine Ausgabe (Geld geht hinaus) handelt, und trag den Betrag ein.
Kategorie zuordnen
Ordne den Posten einer Kategorie zu, damit die Abrechnung später übersichtlich wird – zum Beispiel:
- Eintritt
- Getränke
- Tombola
- AKM (Gebühren für die Musik)
„Ausgelegt von" und Beleg
Bei Ausgaben ist oft jemand in Vorleistung gegangen. Halte fest:
- Ausgelegt von – wer die Ausgabe vorgestreckt hat und das Geld zurückbekommt.
- Beleg – hänge Rechnung oder Kassenzettel an, damit die Abrechnung nachvollziehbar bleibt.
Posten speichern
Tippe auf „Speichern". Der Posten fließt in die Fest-Abrechnung ein. Je mehr Posten du erfasst, desto genauer wird am Ende das Ergebnis.
Die Kassabuch-Karte im Fest
Führt dein Verein auch ein Kassabuch, erscheint im Fest eine zweite Finanz-Karte: Kassabuch. Sie zeigt die Buchungen, die jemand diesem Fest zugeordnet hat – und zwar getrennt von der Abrechnung darüber.
Zwei Karten, zwei Quellen – nicht addieren
Die obere Karte zeigt die Abrechnung des Festes (Produkt-Posten und Finanzposten), die untere das Kassabuch. Wenn die Losung vom Schank zusätzlich gebucht wurde, steht derselbe Betrag in beiden Karten. Deshalb bildet SinfoniaOne bewusst keine gemeinsame Summe. Mehr dazu unter Ergebnis je Veranstaltung.
Die Kassabuch-Karte sehen nur Personen mit Kassabuch-Berechtigung – für die Veranstaltungsleitung bleibt sie unsichtbar.
Abrechnungen als PDF
Aus den erfassten Zahlen erzeugt SinfoniaOne fertige PDF-Dokumente:
- Nachkalkulation – die komplette Abrechnung des Fests mit Einnahmen, Ausgaben und Ergebnis. (nur mit Finanz-Berechtigung)
- Einkaufsliste – eine Übersicht, was für das Fest einzukaufen ist. (nur mit Finanz-Berechtigung)
- Dienstplan – die Helfer-Einteilung ohne Geldbeträge. Diesen darf auch ausgeben, wer keine Finanz-Berechtigung hat (mehr dazu unter Schichten).
Zwei Sichten auf dasselbe Fest
So bleibt alles sauber getrennt: Die Festleitung arbeitet mit Nachkalkulation und Einkaufsliste (mit Zahlen), die Helfer bekommen den Dienstplan (ohne Zahlen).
Wie geht es weiter?
Wenn das Fest vorbei und abgerechnet ist, lohnt sich der Blick zurück: Der Rückblick vergleicht dein Fest mit früheren Jahren und hilft dir, den nächsten Einkauf besser zu planen.