Auftragsverarbeitung
Der Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen eurem Verein und SinfoniaOne — abschließen, als PDF herunterladen, aufbewahren.
Euer Verein verwaltet in SinfoniaOne personenbezogene Daten: Namen, Adressen, Geburtsdaten, Fotos, Protokolle. Datenschutzrechtlich seid ihr dafür verantwortlich — SinfoniaOne verarbeitet diese Daten nur in eurem Auftrag.
Genau dafür verlangt die DSGVO einen eigenen Vertrag: die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, kurz AVV (Art. 28 DSGVO). Ihr schließt sie direkt in der App ab und könnt sie danach jederzeit als PDF herunterladen.
Warum ihr das braucht
Fragt eure Datenschutzbehörde oder ein Mitglied, auf welcher Grundlage die Vereinsdaten bei einem Dienstleister liegen, ist dieses PDF die Antwort. Ohne den Vertrag fehlt euch ein Nachweis, den das Gesetz von euch verlangt — nicht von uns.
So schließt ihr die Vereinbarung ab
Seite öffnen
Öffne Einstellungen → Auftragsverarbeitung.
Vereinsdaten vervollständigen
Der Vertrag nennt euren Verein als Verantwortlichen — mit Name, Anschrift, Kontakt-E-Mail und der Person, die den Verein vertritt. Fehlt davon etwas, steht es oben auf der Seite, und ein Knopf bringt dich direkt ins Vereinsformular.
Ergänze dort unter „Vertretung":
- Vertreten durch — der Name der Person, die den Verein nach außen vertritt
- Funktion — zum Beispiel Obmann oder Obfrau
Vertragstext lesen
Der vollständige Wortlaut steht auf derselben Seite, mit den Anlagen: welche Daten verarbeitet werden, welche Schutzmaßnahmen gelten und welche Dienstleister beteiligt sind.
Abschließen
Tippe auf „Vereinbarung abschließen". Festgehalten werden die Fassung, der Zeitpunkt und dein Name.
PDF herunterladen
Mit „Als PDF herunterladen" bekommst du die fertige Urkunde — mit beiden Vertragsparteien im Kopf und dem Abschlussvermerk. Leg sie zu euren Vereinsunterlagen.
Nur die Vereinsleitung
Diese Seite sehen nur Obmann und Vereins-Administratoren — lesen, herunterladen und abschließen gehören zusammen. Der Vertrag gilt für den ganzen Verein; kein einzelnes Mitglied soll ihn im Alleingang schließen. Wer ihn nicht schließen kann, findet den Eintrag in den Einstellungen deshalb gar nicht.
Vor dem Abschluss
Auch vorher lässt sich das PDF schon holen. Es ist dann deutlich als Entwurf gekennzeichnet und sagt, dass der Abschluss noch fehlt. Vollständige Vereinsdaten braucht es trotzdem — ein Vertrag mit einer leeren Zeile im Kopf nennt seine Partei nur halb.
Wenn eine neue Fassung kommt
Ändert sich der Vertragstext — etwa weil ein Dienstleister wechselt —, meldet sich die Seite mit „Neue Fassung liegt vor". Eure bisherige Urkunde bleibt gültig, bis du die neue annimmst; einen Wechsel bei den Dienstleistern kündigt der Betreiber vorher an.
Die Urkunde ändert sich nicht mehr
Das PDF einer abgeschlossenen Vereinbarung trägt die Vereinsdaten vom Tag des Abschlusses. Wechselt später der Obmann, steht in der alten Urkunde weiter, wer damals unterschrieben hat — so soll es sein. Die neuen Daten stehen dann in der nächsten Fassung.
Was im Vertrag steht
- Gegenstand und Dauer — wofür verarbeitet wird und wie lange
- Weisungsrecht — ihr entscheidet, was mit den Daten passiert
- Datenarten und betroffene Personen — von der Mitgliederkartei bis zu den Fotos
- Schutzmaßnahmen — Verschlüsselung, Mandantentrennung, Protokolle, Sicherungen
- Dienstleister — wer außer dem Betreiber beteiligt ist, mit Sitz und Aufgabe
- Löschung — was nach einer Kündigung mit euren Daten passiert
Siehe auch: Rechtliche Hinweise und Verein bearbeiten.