Ordner und Sichtbarkeit
Einen Ordner anlegen, die richtigen Rollen zuordnen und mit Unterordnern gliedern.
Ein Ordner ist die Einheit, in der Zugriff gilt. Alles darin – auch alle Unterordner – ist für dieselben Rollen sichtbar.
Einen Ordner anlegen
Öffne Bilder und Dateien → Dateiablage und tippe auf Neuer Ordner.
Gib ihm einen Namen, den auch in fünf Jahren noch jemand versteht: „Kassabuch-Belege" ist besser als „Neu 2".
Schreibe in die Beschreibung, wofür er da ist. Das liest später jeder, der ihn sieht.
Wähle die Sichtbarkeit: „Alle im Verein" oder „Bestimmte Rollen". Bei Rollen hakst du an, wer hinein darf.
Der Pfad im Speicher bleibt
Aus dem Namen entsteht beim Anlegen ein Pfad. Benennst du den Ordner später um, ändert sich nur die Anzeige – der Pfad bleibt. Das ist Absicht: Daran hängen künftig die eingebundenen Laufwerke, und die sollen von einer Umbenennung nicht zerreißen.
Die Sichtbarkeit später ändern
Du kannst einen Ordner jederzeit öffnen oder enger stellen. Beim Umstellen fragt die App genau nach:
- Von „Bestimmte Rollen" auf „Alle im Verein" – die Rollenauswahl wird dabei geleert. Sonst bliebe sie unsichtbar hängen und würde beim Zurückstellen plötzlich wieder gelten.
- Auf „Bestimmte Rollen" – dann musst du mindestens eine Rolle wählen. Ein Ordner ohne Rolle wäre nur für den Administrator da, und das ist selten gemeint.
Mit Unterordnern gliedern
In einem Ordner kannst du Unterordner anlegen, etwa „2025" und „2026". Du legst sie über Unterordner anlegen an; über die Brotkrumen oberhalb der Liste kommst du wieder heraus.
Unterordner lassen sich nicht enger stellen
Das ist keine fehlende Funktion, sondern eine Eigenschaft des Speichers: Wer einen Ordner auflisten darf, erfährt dabei auch die Namen aller Unterordner – selbst von denen, deren Inhalt ihm verwehrt wäre. Und ein Name wie „Kündigung Müller" verrät oft schon alles. Brauchst du eine echte Grenze, nimm einen weiteren Ordner auf oberster Ebene.
Einen Ordner löschen
Ein Ordner lässt sich nur löschen, wenn er leer ist. Räume ihn vorher aus. Der Grund: Seine Dateien blieben sonst im Speicher liegen, wären über keine Ansicht mehr erreichbar – und würden weiter auf euer Kontingent zählen.