Dateiablage
Ordner für die Unterlagen eures Vereins – wer hinein darf, wie Dateien hineinkommen und wie viel Platz bleibt.
In der Dateiablage liegen die Unterlagen eures Vereins: Belege für den Kassier, Verträge, Protokolle als Scan, die Vorlage für das Plakat. Du legst Ordner an und bestimmst für jeden einzeln, welche Rollen hineinsehen dürfen.
Damit liegt alles an einem Ort, den jeder wiederfindet – und nicht in einem Mailpostfach oder auf dem Rechner von jemandem, der nächstes Jahr nicht mehr im Vorstand ist.
Der Ordner entscheidet, wer hineinsieht
Nicht jede Unterlage ist für alle gedacht. Deshalb hängt die Sichtbarkeit am Ordner:
- Ein Ordner für alle im Verein – zum Beispiel „Vereinsunterlagen" mit Statuten und Formularen.
- Ein Ordner für bestimmte Rollen – zum Beispiel „Kassabuch-Belege", den nur der Kassier sieht.
Wer einen Ordner nicht sehen darf, bekommt ihn gar nicht angezeigt – auch nicht als Namen. Administrator und Vereinsbesitzer kommen immer hinein; sonst könnte sich ein Verein aus seinen eigenen Unterlagen aussperren.
Unterordner erben die Sichtbarkeit
In einem Ordner kannst du beliebig Unterordner anlegen, etwa je Jahr. Sie gelten für dieselben Rollen wie der Ordner darüber. Brauchst du es enger, legst du einen weiteren Ordner auf oberster Ebene an – dann ist die Grenze auch sichtbar.
Zwei verschiedene Rechte
Zwischen „hineinsehen" und „mitarbeiten" liegt ein Unterschied, und er ist absichtlich gemacht:
- Ordner anlegen und zuschneiden – Name, Beschreibung und Sichtbarkeit ändern. Vorgabe: Vorstand und Administrator.
- Dateien ablegen und löschen – in jedem Ordner, den man sieht. Vorgabe: ebenfalls Vorstand und Administrator.
Soll der Kassier seine Belege selbst ablegen?
Dann gib der Rolle Kassier im Rollen-Editor das Recht, Dateien zu verwalten. Er kann damit in seinem Ordner arbeiten – aber keine Ordner anlegen und keine Sichtbarkeit verändern.
Derselbe Platz wie die Bilder
Dateien und Fotos teilen sich ein Kontingent. Was du in die Ablage legst, fehlt also beim Fotoarchiv und umgekehrt. Wie viel belegt ist, steht über der Ordnerliste, sobald es eng wird.
Noten, Tonaufnahmen und Anhänge an Terminen oder Protokollen zählen nicht mit – nur Fotos und Dateien.
Kein Papierkorb
Eine gelöschte Datei ist sofort weg. Anders als bei Mitgliedern, Terminen oder Fotos gibt es für die Ablage keine dreißig Tage zum Zurückholen.