Bereiche & Produkte
Das Fest in Bereiche gliedern, einen Produkt-Katalog mit Gebinden anlegen und je Bereich planen, was ein- und verkauft wird.
Bei einem größeren Fest hilft es, die Arbeit in Bereiche zu gliedern und für jeden Bereich zu planen, welche Produkte ein- und verkauft werden. So siehst du am Ende genau, wo wie viel verdient wurde – und weißt fürs nächste Jahr, wie viel du einkaufen musst.
Für kleine Feste optional
Bereiche und ein Produkt-Katalog lohnen sich vor allem beim großen Festl mit Ausschank und Verkauf. Für einen kleinen Frühschoppen reicht oft die einfache Kassa mit ein paar Finanzposten.
Bereiche anlegen
Ein Bereich ist ein Teil deines Fests – zum Beispiel:
- Schank und Bar – der Getränkeausschank.
- Grill / Küche – die Speisen.
- Kassa und Einlass – Kassa und Eintritt.
- Tombola – das Glücksrad oder die Verlosung.
- Auf-/Abbau – der Auf- und Abbau rund ums Fest.
Für jeden Bereich legst du fest:
- eine Bereichsleitung – die Person, die diesen Bereich verantwortet,
- ein Budget – wie viel dieser Bereich ausgeben darf.
Bereichsleitung verwaltet ihren Bereich
Wer als Bereichsleitung eingetragen ist, darf den eigenen Bereich verwalten – etwa die Produkt-Posten pflegen. Die Verantwortung fürs ganze Fest bleibt bei Veranstaltungsleitung und Vorstand.
Der Produkt-Katalog
Der Produkt-Katalog ist die Liste aller Dinge, die dein Verein bei Festen verkauft – Getränke, Speisen, Tombola-Lose. Der Katalog gilt vereinsweit: Einmal angelegt, kannst du die Produkte bei jedem Fest wiederverwenden.
Zu jedem Produkt gehören:
- Verkaufseinheit – die Portion, in der du verkaufst, zum Beispiel „Seidl 0,3 l" oder „Bratwurst".
- Preis – der Standard-Verkaufspreis pro Einheit.
- Pfand – falls du Pfand auf Gläser oder Becher nimmst.
- Gebinde – die Umrechnung vom Einkauf in den Verkauf.
Was ein Gebinde ist
Du kaufst meist groß ein und verkaufst klein. Das Gebinde sagt SinfoniaOne, wie viele Verkaufseinheiten in einer Einkaufseinheit stecken:
1 Fass Bier = 167 Seidl.
Trägst du das Gebinde einmal ein, rechnet die App von selbst um: Aus „3 Fässer eingekauft" werden 501 Seidl, die du verkaufen kannst. So passen Einkauf und Verkauf immer zusammen – und der Rückblick kann ausrechnen, wie viel wirklich verbraucht wurde.
Lieferanten
Zu deinen Produkten kannst du Lieferanten hinterlegen – also von wem du das Fass Bier oder die Würste beziehst. So hast du beim Einkauf für das nächste Fest gleich die richtigen Ansprechpartner zur Hand.
Produkt-Posten je Bereich
Ein Produkt-Posten verbindet ein Produkt aus dem Katalog mit einem Bereich. Für jeden Posten hältst du vier Mengen fest:
- Geplant – wie viel du verkaufen willst.
- Eingekauft – wie viel du tatsächlich besorgt hast.
- Verkauft – wie viel über die Theke ging.
- Rest – was übrig geblieben ist.
Aus diesen Mengen errechnet SinfoniaOne automatisch die Zahlen, die zählen:
- Einkaufswert – was der Einkauf gekostet hat,
- Umsatz – was du eingenommen hast,
- Gewinn – was unterm Strich für diesen Posten übrig bleibt.
Finanzzahlen nur mit Berechtigung
Umsatz, Einkaufswert und Gewinn sind Finanzzahlen. Sie sind nur für Personen mit Finanz-Berechtigung sichtbar – also für Veranstaltungsleitung und Vorstand. Mitglieder, die nur mitwirken, sehen die Bereiche und Produkte, aber keine Geldbeträge.
Wie geht es weiter?
Wenn Bereiche und Produkte stehen, teilst du als Nächstes die Helfer ein: